Bescherm bedrijfsgegevens op mobiele toestellen
Een smartphone is klein, maar kan toegang geven tot een groot deel van je organisatie. Zo houd je bedrijfsgegevens op mobiele toestellen veilig.
Gevorderd · 4 min leestijd
Medewerkers lezen hun e-mail, openen documenten en gebruiken bedrijfsapps op hun smartphone of tablet. Die toestellen gaan mee naar huis, naar de trein en naar café, en ze raken sneller verloren of gestolen dan een computer. Wie het toestel in handen krijgt, kan soms rechtstreeks bij mails, contactgegevens, klantendossiers of bedrijfsaccounts. Dat maakt mobiele toestellen een belangrijk onderdeel van de beveiliging van je organisatie, ook voor kleine bedrijven, verenigingen, scholen en gemeenten.
Bovendien gebruiken oplichters mobiele toestellen graag als ingang: via een valse sms, een QR-code of een schadelijke app proberen ze medewerkers te laten inloggen of iets te installeren.
Wat kan er misgaan?
- Een toestel met bedrijfsgegevens raakt verloren of gestolen.
- Een medewerker installeert een onveilige app of klikt op een phishinglink in een sms of chatbericht.
- Een oud toestel krijgt geen updates meer en bevat gekende zwakke plekken.
- Bedrijfsgegevens staan vermengd met privégegevens en worden onbedoeld gedeeld of gesynchroniseerd.
- Een medewerker verlaat de organisatie en behoudt toegang tot mails of documenten.
Wat kan je organisatie doen?
Voor organisaties
- Registreer en beheer zakelijke mobiele apparaten centraal waar dat passend is.
- Zorg dat bedrijfsgegevens versleuteld worden opgeslagen en verzonden.
- Maak duidelijke regels voor welke gegevens lokaal op smartphones mogen staan.
- Voorzie een proces voor verloren en gestolen toestellen.
- Maak regelmatig back-ups waar dat relevant is.
- Controleer of toestellen aan de beveiligingsvereisten voldoen voordat ze bedrijfsbronnen mogen benaderen.
Tip: Een MDM-oplossing kan helpen om beveiligingsinstellingen af te dwingen, zakelijke gegevens te scheiden en verloren toestellen te beheren.
MDM staat voor mobile device management: software waarmee een organisatie toestellen van medewerkers centraal kan beheren, bijvoorbeeld een schermvergrendeling afdwingen of een verloren toestel op afstand wissen.
Een concreet voorbeeld
Een medewerker verliest zijn smartphone in de trein. Het toestel is niet vergrendeld en zijn mailbox en gedeelde bestanden staan open. Heeft de organisatie een duidelijke procedure, dan meldt de medewerker het verlies meteen, laat men de toegang intrekken en het toestel op afstand wissen, en worden wachtwoorden gewijzigd. Zonder procedure verliest men uren of dagen, tijd waarin iemand de gegevens kan inkijken. Zorg er ook voor dat medewerkers weten bij wie ze een verlies moeten melden.
Let op: Een toestel zonder schermvergrendeling of met verouderde software is een open deur naar je bedrijfsgegevens. Laat zulke toestellen niet toe bij bedrijfsmail of documenten.
Veelgemaakte fouten
Vermijd dit
- Geen enkele regel over wat op smartphones mag staan.
- Verloren toestellen pas laat melden, uit schaamte of omdat niemand weet bij wie.
- Toegang niet intrekken wanneer iemand de organisatie verlaat.
- Updates uitstellen of oude toestellen blijven gebruiken.
- Geen onderscheid maken tussen privé- en zakelijke gegevens.
Wat als het toch misloopt?
Raakte een toestel kwijt of vermoed je dat iemand toegang kreeg? Meld het meteen intern, wijzig wachtwoorden en laat de toegang van het toestel intrekken. Lees onze pagina Mijn account is gehackt en Wat te doen als een wachtwoord gelekt is. Klikte een medewerker op een verdachte link? Lees dan Ik klikte op een phishinglink. Meer hulp vind je op Ik ben slachtoffer.
Veelgestelde vragen
Geldt dit ook voor privételefoons die voor het werk gebruikt worden?
Ja. Zodra een privétoestel toegang heeft tot bedrijfsmail of -documenten, moet het aan dezelfde basisregels voldoen. Maak daar duidelijke afspraken over.
Is een MDM-oplossing verplicht?
Nee, maar het helpt om beveiliging af te dwingen en verloren toestellen te beheren. Voor een kleine organisatie kunnen ook duidelijke afspraken en schermvergrendeling al veel opleveren.
Wat doe ik bij verlies van mijn toestel?
Meld het meteen aan de verantwoordelijke in je organisatie, zodat toegang kan worden ingetrokken.
Log in om je leesvoortgang te bewaren.