Onze zakelijke mailbox is gehackt en misbruikt
Kregen klanten facturen of betaalverzoeken vanuit je gehackte mailadres met een ander rekeningnummer? Zo beperk je de schade en verwittig je iedereen.
Wijzig onmiddellijk het wachtwoord van de mailbox
Als een zakelijke mailbox wordt overgenomen, kan een oplichter meelezen, berichten versturen en facturen aanpassen. Hij stuurt klanten dan een betaalverzoek met een ander rekeningnummer, vanuit een adres dat zij kennen en vertrouwen. Vaak zet hij ook een doorstuurregel in de mailbox, zodat hij berichten blijft meelezen.
En schakel tweestapsverificatie in.
1. Wijzig het wachtwoord via de officiële website of app van je e-maildienst, vanaf een veilig toestel.
2. Kies een lang, uniek wachtwoord dat je nergens anders gebruikt.
3. Zet tweestapsverificatie aan.
4. Meld je af op alle toestellen en sessies die je niet herkent.
5. Controleer of er doorstuurregels, extra herstelgegevens of onbekende toegang zijn ingesteld, en verwijder die.Gebruikte je datzelfde wachtwoord ook elders? Pas het daar dan ook aan.
Een veelgemaakte fout is enkel het wachtwoord wijzigen en niet nakijken of de oplichter doorstuurregels of herstelgegevens aanpaste. Zo kan hij later opnieuw binnen.
Meer uitleg vind je op Mijn account is gehackt en Bescherm bedrijfsaccounts met MFA.
Verwittig al je klanten en leveranciers
Waarschuw hen via een ander kanaal (telefoon, een nieuw mailadres) dat facturen met een gewijzigd rekeningnummer vals zijn.
- Bel je belangrijkste klanten en leveranciers rechtstreeks op een nummer dat je al kende.
- Stuur een bericht vanaf een veilig mailadres of via je website waarin je uitlegt dat berichten van je gehackte adres niet te vertrouwen zijn.
- Vraag hen om geen betalingen uit te voeren naar een gewijzigd rekeningnummer zonder telefonische bevestiging.
- Heeft iemand al betaald? Vraag die persoon meteen contact op te nemen met zijn bank. Hoe sneller, hoe groter de kans dat de betaling nog kan worden tegengehouden.
Schaam je niet: oplichters zijn goed voorbereid en iedereen kan erin trappen. Door snel en open te communiceren, behoud je het vertrouwen van je klanten.
Meer uitleg over dit soort fraude lees je op Factuur van een leverancier met een ander rekeningnummer en Mijn organisatie werd doelwit van CEO- of factuurfraude.
Laat je IT-omgeving nakijken
Ga na hoe de toegang verkregen werd en sluit dat lek. Een mailbox wordt zelden zomaar gehackt: meestal ging er een phishingbericht, een gelekt wachtwoord of een zwakke plek aan vooraf.
- Vraag een IT-specialist of je IT-partner om de mailbox en de toestellen na te kijken.
- Laat controleren wanneer en van waar er onbekende aanmeldingen waren.
- Wijzig de wachtwoorden van andere accounts die aan dit mailadres gekoppeld zijn, zoals boekhouding, banktoegang en sociale media.
- Laat de computers en smartphones van de betrokken medewerkers controleren op schadelijke software.
- Bewaar de gegevens van de aanmeldingen en de verstuurde berichten als bewijs.
Lees ook Wat te doen als een wachtwoord gelekt is en Mijn computer of ander toestel werd gehackt.
Dien aangifte in
Doe aangifte bij de politie. Ook je klanten kunnen dat best doen als zij betaalden.
1. Bewaar alle berichten, facturen en mailhoofdingen. Verwijder niets.
2. Verzamel de betalingsgegevens van klanten die betaalden, zoals bedrag, datum en rekeningnummer van de ontvanger.
3. Noteer de feiten: wanneer je het misbruik ontdekte en wie de valse berichten kreeg.
4. Doe aangifte, ook online, en vraag een kopie die je goed bewaart.Meld verdachte berichten ook bij Safeonweb. Werden er persoonsgegevens van klanten gelekt? Overleg dan met je IT-partner of juridisch adviseur over mogelijke meldingsplichten.