Veilig vergaderen in Teams: lobby en rollen

Met de lobby, de juiste rollen en een paar instellingen hou je ongenode gasten uit je Teams-vergadering en blijven gevoelige gesprekken binnenskamers.

Beginner · 3 min leestijd

Een Teams-vergadering is vaak makkelijker te betreden dan je denkt. Wie de link heeft, kan in veel gevallen deelnemen, en zo'n link wordt snel doorgestuurd, in een agenda gedeeld of op een website geplaatst. Een ongenode gast kan dan meeluisteren met vertrouwelijke informatie, ongepaste beelden delen of een link naar een phishingpagina in de vergaderchat zetten.

Gelukkig heeft de organisator van een vergadering heel wat in handen. Via de vergaderopties bepaal je wie meteen binnen mag, wie moet wachten en wie zijn scherm mag delen. Die opties vind je bij het plannen van de vergadering en ook tijdens de vergadering zelf.

Instellingen voor elke vergadering

Stel dit in bij de vergaderopties

Bij 'Wie kan de lobby overslaan?' kies je 'Personen in mijn organisatie' of 'Personen uitgenodigd' in plaats van 'Iedereen'.
Laat niet iedereen presenteren: geef enkel de sprekers de rol van presentator.
Schakel microfoon en camera van deelnemers uit bij grote vergaderingen of webinars.
Beperk of schakel de vergaderchat uit als je die niet nodig hebt.
Deel de vergaderlink alleen met wie hem echt nodig heeft.

Tip: Is iedereen aanwezig? Vergrendel dan de vergadering. Nieuwe deelnemers kunnen er dan niet meer bij, ook niet als ze de link hebben.

Tijdens de vergadering

Kijk in de lobby wie er wacht en laat enkel mensen binnen die je herkent.
Ziet iemand er onbekend uit, vraag dan wie hij of zij is voor je toegang geeft.
Verwijder een ongewenste deelnemer via de deelnemerslijst.
Klik niet op onbekende links die in de vergaderchat verschijnen, ook niet als ze van een andere deelnemer komen.
Neem enkel op als iedereen daarvan op de hoogte is, en bewaar de opname niet langer dan nodig.

Let op: Bespreek gevoelige gegevens zoals wachtwoorden, rekeningnummers of persoonsgegevens niet in een vergadering met externe deelnemers die je niet kunt controleren. Een opname of transcriptie kan later bij de verkeerde persoon terechtkomen.

Krijg je tijdens of na een vergadering een betaalverzoek van een 'deelnemer', controleer het dan altijd via een ander kanaal. Lees daarover Betaalverzoek via Teams? Bel eerst zelf terug. Ook een valse vergaderuitnodiging kan een val zijn: zie Valse Teams-downloads en vergaderuitnodigingen.

Liep het toch mis?

Klikte je op een link uit de vergaderchat en gaf je je gegevens in, volg dan de stappen bij Ik klikte op een phishinglink. Kreeg een onbekende toegang tot vertrouwelijke informatie, meld het dan aan je IT-dienst of je preventieadviseur. Gaat het om persoonsgegevens, dan moet je organisatie misschien een melding doen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Microsoft: de lobby gebruiken in Teams-vergaderingen