Deel OneDrive-bestanden bewust

Een handige deellink kan ook onbedoeld toegang geven aan de verkeerde persoon.

Beginner · 2 min leestijd

Voor je deelt

Controleer wie toegang nodig heeft.
Gebruik waar mogelijk toegang voor specifieke personen in plaats van een brede link.
Geef alleen bewerkrechten als dat nodig is.
Controleer bestaande deelrechten regelmatig.
Verwijder toegang wanneer een samenwerking eindigt.

Tip: Behandel een deellink als toegang tot bedrijfsinformatie: stuur hem niet verder dan nodig.

Controleer wie toegang nodig heeft

Geef toegang aan de personen die het document daadwerkelijk nodig hebben voor hun werk. Gebruik waar mogelijk toegang voor specifieke personen in plaats van een brede deellink. Zo houd je beter zicht op wie toegang heeft en verklein je de kans dat de informatie bij onbevoegden terechtkomt.

Kies de juiste rechten

Niet iedereen die een document moet kunnen bekijken, hoeft het ook te kunnen aanpassen. Geef daarom alleen bewerkrechten wanneer dat nodig is. Voor anderen kan alleen-lezen vaak voldoende zijn. Controleer ook of iemand bestanden mag downloaden, kopiëren of verder delen, wanneer die opties beschikbaar zijn.

Controleer bestaande deelrechten

Een document kan in de loop van de tijd met meerdere personen of groepen zijn gedeeld. Controleer daarom regelmatig wie nog toegang heeft. Dit is vooral belangrijk bij documenten die langere tijd blijven bestaan of wanneer verschillende teams aan hetzelfde bestand werken.

Verwijder toegang wanneer een samenwerking eindigt

Wanneer een medewerker, leverancier, klant of externe partner niet langer betrokken is, moet de toegang tot relevante documenten worden ingetrokken. Zo voorkom je dat oude toegangsrechten onnodig blijven bestaan.

Concreet voorbeeld

Stel dat je een prijslijst deelt met een externe leverancier. Een brede link met de instelling ‘iedereen met de link kan bewerken’ lijkt handig, maar geeft mogelijk meer toegang dan nodig. Deel het document liever met de specifieke contactpersonen en geef hen alleen de rechten die zij nodig hebben, bijvoorbeeld alleen-lezen.

Veelgemaakte fouten

Een link delen zonder eerst de toegangsinstellingen te controleren.
‘Iedereen met de link’ gebruiken terwijl specifieke personen toegang nodig hebben.
Bewerkrechten geven terwijl alleen bekijken nodig is.
Vergeten oude medewerkers of externe partners uit de toegangsrechten te verwijderen.
Een document opnieuw delen zonder te controleren of bestaande rechten nog passend zijn.

Wat als het toch misloopt?

Heb je een bestand te breed gedeeld, of vermoed je dat een onbekende toch toegang kreeg? Trek de deellink meteen in en pas de rechten aan. Verander ook je wachtwoord als je denkt dat je account misbruikt is.

Wanneer gebruik ik een deellink?

Een deellink kan handig zijn wanneer meerdere personen toegang nodig hebben, maar controleer altijd wie de link kan gebruiken en welke rechten eraan gekoppeld zijn.

Is alleen-lezen altijd voldoende?

Niet altijd. Geef bewerkrechten wanneer iemand het document daadwerkelijk moet aanpassen. Voor personen die alleen informatie moeten raadplegen, zijn kijkrechten meestal voldoende.

Hoe vaak moet ik deelrechten controleren?

Controleer ze in ieder geval wanneer de inhoud gevoelig is, wanneer de groep gebruikers verandert en wanneer een samenwerking stopt.